Begrip van gedrag en de Belbin-teamrollen kan eraan bijdragen dat vergaderingen voor iedereen effectiever en prettiger worden. Frustratie over lange, onproductieve vergaderingen zijn wijdverbreid. Volgens The Guardian klagen Britse werknemers bij elkaar over niets liever. Net als Amerikanen, al bleek uit onderzoek dáár dat, als je het ze persoonlijk vraagt, bijna 70% van de mensen hun vergaderingen (zeer) productief vindt.

“Weet je wat ik van mijn werk het meeste mis nu ik met pensioen ben? Geloof het of niet: dat zijn de maandelijkse teamvergaderingen. Even bijpraten, de resultaten over de afgelopen periode doorlopen, samen vooruitkijken. Even napraten.”

Begrip van gedrag en de Belbin-teamrollen kan vergaderingen voor iedereen effectiever en minder vervelend maken.

1. Ken het doel en laat de mensen komen die ook echt nodig zijn

Komen jullie bij elkaar om nieuwe ideeën te ontwikkelen of een plan te bespreken? Is het een crisisbijeenkomst of een laatste controle op de kleine lettertjes? Vanwege drukke agenda’s worden vergaderingen vaak ver van tevoren gepland en in agenda’s geblokt, in plaats van dat ze worden uitgeschreven als reactie op een bepaalde situatie.

Het resultaat? Mensen worden opgeroepen vanwege hun taak- of functieomschrijving, in plaats van om wat ze kunnen bijdragen. Als jullie de Belbin teamrollen van elk teamlid kennen en vlot daarmee werken, kunnen jullie vanuit dát perspectief de agenda beoordelen en zorgen dat de juiste mensen present zijn. Je kunt dan ook makkelijk mensen uitnodigen voor maar een deel van het overleg en doeltreffend variëren met werkvormen.

Wil je innovatieve ‘outside the box’-ideeën? Vraag daarvoor dan de collega’s met een sterke Plant– of Brononderzoeker-teamrol. Laat pas Monitors aanschuiven als die ideeën klaar zijn voor onderzoek en kritische beschouwing. Plannen afronden en de details controleren? Daarvoor heb je mensen nodig met een gedrag van Realisator en Zorgdragers. Hou dan tegelijk de Brononderzoekers buiten de deur, want die zullen makkelijk de zaak verstoren door weer hele nieuwe dingen te spuien.

2. Houd het aantal deelnemers klein

Dat geldt zowel voor teams als voor vergaderingen. Vergaderingen lopen vaak uit de rails omdat er te veel mensen bij betrokken zijn – en dit heeft een ongelijk effect op individuen, afhankelijk van hun natuurlijke gedrag. Brononderzoekers en Vormers voeren graag het hoogste woord, met de kans anderen, met hun inbreng, te overstemmen. Hoe een Voorzitter ook haar of zijn best doet. Omdat haast elk persoon vanuit meer dan één teamrol kan bijdragen, zou het mogelijk moeten zijn om alle honken goed te zetten zonder iedereen elke keer naar het overleg te halen.

3. Verander van voorzitter

Mensen met een sterke Voorzitter-teamrol kunnen in de praktijk vaak het beste een vergadering leiden. Omdat ze iedereen zendtijd geven, niet in details blijven steken en naar een gezamenlijk besluit toewerken. Degene in het team met een sterke Voorzitter-teamrol is niet per se ook de team- of schoolleider. Werken met de sterke punten van teamrolhouders biedt de mogelijkheid om ook voor het leiden van een overleg wat verder te kijken dan de hiërarchische positie of overwegingen en ook op dit punt de zaak een beetje op te schudden.

4. Over teamrollen

Het begrijpen en identificeren van teamrollen is geen wondermiddel. Maar het stelt mensen wel in staat om de moeilijkheden en frustraties die ze ervaren in het werken in teams te benoemen en daarmee om te gaan. Om de sterke punten van anderen te herkennen en te waarderen. Als de Belbin-afkortingen gemeengoed worden, kunnen enthousiaste Brononderzoekers zeggen: ‘Ga dit idee nou niet meteen MO-en (Monitor) totdat jullie meer weten’, of kan een ongeduldige Vormer zeggen: ‘Laten we dit op een later tijdstip ZO-en (Zorgdrager)’. Dit begrip kan helpen om vergaderingen vlot te laten verlopen en de bespreking ter zake doende te houden.

Teamrollen inzetten in vergaderingen

Natuurlijk werkt deze aanpak alleen goed als jullie weten welk gedrag c.q. welke teamrollen in jullie team aanwezig zijn. Een training en een Belbin Teamroltest® zorgen daarvoor, maar voor de tussentijd volgt hier onze korte handleiding voor teamrollen in vergaderingen.

Plant: Moet worden uitgenodigd voor brainstormbijeenkomsten of denktanks, om met hele nieuwe en creatieve ideeën te komen, voor echte originaliteit.

Brononderzoeker: Voor aanstekelijk enthousiasme over nieuwe ideeën. Deelt graag de meest actuele tips en trends uit haar of zijn rijke contactennetwerk. Praat graag en moet erop letten dat ook anderen genoeg spreektijd krijgen.

Voorzitter: Is bij uitstek geschikt om vergaderingen voor te zitten, acties toe te wijzen aan de meest geschikte mensen en om ervoor te zorgen dat iedereen de kans krijgt om haar of zijn inbreng te hebben. Bedreven in vergadertechniek. Kan daarin soms doorschieten.

Vormer: Om richting te geven en knopen door te hakken. Zal zich willen concentreren op acties en resultaten, niet alleen op gepraat. Houdt van robuuste formuleringen. Raakt geïrriteerd als hij of zij vindt dat de vergadering zich voortsleept en zal dat laten merken ook.

Monitor: Voor rust en kalmte, logica en scherpe analyses. Kan even de tijd nemen om voor zichzelf te bepalen wat eigenlijk de kern van de zaak is en zeker te zijn dat zij of hij elke invalhoek en nuance overziet alvorens zich in het gesprek te mengen. Houdt soms te graag het debat gaande omwille van het debat zelf.

Groepswerker: Onmisbaar voor een goede sfeer. Vriendelijk. Zal proberen mensen bij elkaar te brengen. Kan moeite hebben om haar of zijn mening te geven, vooral over kwesties die controversieel zijn of verdeeldheid zaaien.

Realisator: Doener. Wil praktische zaken bespreken en concrete plannen maken. Niet zo op haar of zijn plaats en gemak in bijeenkomsten om nieuwe ideeën te genereren, maar essentieel waar en wanneer ideeën moeten worden omgezet in acties en deadlines en er aangepakt moet worden.

Zorgdrager: Voor de puntjes op de i en met een goed gevoel voor mogelijke risico’s van overhaaste en doldrieste plannen. Bescheiden. Kan vooral Vormers behoorlijk in de weg zitten. Zeker als een overleg bedoeld is om ‘het bredere verhaal’ of ‘een vergezicht’ neer te zetten kunnen Zorgdragers een voorzitter veel extra werk geven om ervoor te zorgen dat de vergadering niet in een onnodig detailniveau verzandt.

Specialist: Zijn ideaal voor het leveren van gespecialiseerde expertise waar en wanneer dat nodig is. De juiste timing en afbakening van hun inbreng is erg belangrijk, om te voorkomen dat het vraagstuk alleen nog vanuit vakgebied aan de orde komt ten koste van andere overwegingen.