Door om de juiste redenen en manier nee te zeggen tegen extra werk kun je je zelfverzekerder voelen en meer gewaardeerd worden als teamlid. Omdat door personeelskrapte steeds meer teams zijn die onderbezet zijn, is de kans groot dat je gevraagd wordt om meer werk op je te nemen. Zeker als je een topper bent, ben je een belangrijk doelwit voor verzoeken om nog een tandje bij te zetten. Ben voorzichtig met ja zeggen tegen extra werk wanneer: je hoofdtaken eronder zullen lijden; als het werk van iemand anders is; wanneer niet duidelijk is hoe je er weer vanaf komt of als de vraag onredelijk is.

Kijk eens naar je gemiddelde werkweek. Welk deel van jouw dagelijkse taken past in jouw taakomschrijving? Als je net zoals de meeste werkpaarden bent, dan is de kans groot dat je in de loop van de tijd al veel taken en verantwoordelijkheden op je hebt genomen die buiten je hoofdtaak vallen. Hoeveel dragen deze nieuwe verplichtingen bij aan jouw werkplezier en professionele ontwikkeling in plaats van jou uit te wringen?

Een breder werkterrein kan tijdelijk iemands betrokkenheid en prestaties verhogen. Maar het kan op den duur ook tot uitval en een burn-out leiden en de resultaten van de organisatie als geheel schaden. Zeker als je een topmedewerker of -collega bent, kom je al snel bij anderen in het vizier voor nog wat extra werk. Zulke toppers halen vaak niet alleen veel voldoening uit een uitdaging en de mogelijkheid om te groeien. Ze worden vaak ook gedreven door de behoefte om te helpen en willen – eerlijk is eerlijk – daarvoor ook erkenning te krijgen.

Neem Irene, een afdelingshoofd in een ziekenhuis die onlangs te maken kreeg met het langdurig uitvallen van de teamleider patiëntenadministratie door werkstress én een moeilijk te vervullen vacature in de directie. Ze is bevlogen, vriendelijk, hulpvaardig en loyaal – soms tot in het extreme – en wilde aan de directie laten zien dat ze een teamspeler is. Daarom heeft ze ermee ingestemd om voor de rest van het jaar naast haar eigen afdeling ook nog het team van de patiëntenadministratie te leiden. Irene merkte al snel dat ze haast op het ziekenhuis woonde, elke dag met lood in de schoenen naar haar werk ging en niet meer in staat was om nog tijd te vinden voor zichzelf, familie of vrienden. Terwijl ze maar door ging maakte haar harmonieuze bevlogenheid plaats voor obsessieve bevlogenheid.

Vaak is er helemaal niks mis mee om te helpen wanneer de organisatie of jouw team onderbezet is. Maar je moet er wél voor zorgen dat je ja zegt om de juiste redenen. Als je iemand bent die, net als Irene, de neiging heeft om in te stemmen met haast elk extra werk dat op je pad komt, kun je in de volgende situaties inschatten wanneer het gepast is om terug te duwen en hoe je dit doet met een zekere elegantie en professionaliteit.

Zeg nee wanneer:

1. Jouw primaire verantwoordelijkheden eronder zullen lijden

Door een extra opdracht kunnen jouw kerntaken ernstig in het gedrang komen of kan jouw vermogen om werk van hoge kwaliteit af te leveren in gevaar komen. Wanneer dat extra werk voor jou geen wezenlijk voordeel oplevert in termen van leren of het verwerven van vaardigheden kun je die opdracht maar beter weigeren en je richten op het werk dat je al op je eigen bordje hebt liggen.

Zeg dan niet: “Sorry, dit staat niet in mijn taakomschrijving.” Een betere aanpak is dan wat ook wel bekend staat als het aanspreken van de relationele bankrekening. Je benadrukt dan waarom jouw weigering voor iedereen het beste is. Je zegt dan bijvoorbeeld: “Als ik je zou helpen, zou ik anderen teleurstellen.” Of specifieker: “Ik zou deze klus niet goed kunnen oppakken en mijn andere werk zou eronder lijden.” Onderzoek toont aan dat deze aanpak kan helpen om als zorgvuldig en gewetensvol over te komen. Je kunt bijvoorbeeld ook zeggen: “Ik kan je niet helpen want als ik hieraan tijd zou gaan besteden, zou een aantal noodzakelijke verbeteringen in onze dienstverlening stokken en zouden onze klanten eronder lijden.”

2. Het werk van iemand anders is

Ben zeer voorzichtig wanneer het extra werk erg ver afstaat van je reguliere taken. Irene, de afdelingsleider die al eerder voorbijkwam, merkte dat ze werd meegesleurd in het oplossen van hele praktische problemen bij de patiëntenadministratie waaraan hun teamleider erg veel tijd besteedde. Ze benaderde haar directeur om een ​​werkbaar compromis te vinden en legde uit: “Het is voor mij niet mogelijk om als stand-in van de teamleider dagelijks toezicht te houden en het is ook niet binnen mijn bevoegdheid. Als ik dat ga doen, creëer ik alleen maar verwarring. Ik ben wel bereid om met de mensen van de patiëntenadministratie een paar heldere procesbeschrijvingen te maken, waardoor ze voorlopig vooruit kunnen.”

Als je het niet erg vindt om het extra werk te doen of het gevoel hebt dat het op een zinvolle manier bijdraagt ​​aan jouw groei, maak dan voor jezelf inzichtelijk wat je verwacht dat deze nieuwe verantwoordelijkheid voor jou zal kunnen opleveren. Zoals interessante(re) opdrachten in de toekomst, een loopbaankans of een pluim van het Mt. Wanneer je dat helder hebt zou je kunnen zeggen: “In de komende zes maanden zal ik de verantwoordelijkheden A, B en C op me nemen. Kunnen we praten over een passende manier om me daarvoor tegemoet te komen? Ik heb daar wel wat ideeën over.”

3. Er geen duidelijke manier is om er weer vanaf te komen

Neem alleen extra taken op je als je de volledige reikwijdte begrijpt van wat daarbij komt kijken. Je wilt voorkomen dat er misverstanden ontstaan en je wilt niet dat het een afspraak voor onbepaalde tijd wordt. Misschien word je gevraagd om mee te doen aan een innovatief project waar je dolgraag aan mee wilt werken. Laat je daardoor niet van de wijs brengen en laat je goed informeren over de praktische gevolgen. “Hoe lang ben ik nodig voor het project? Bij welke vergaderingen zal ik moeten zijn? Wat verwacht je van mijn bijdrage?

Als je die duidelijkheid hebt en blijkt dat het niet past omdat het te veel voor je is, kun je je op een elegante manier terugtrekken en zeggen: “Bedankt voor deze kans, het klinkt als een interessant project. Maar het zou niet integer zijn als ik me eraan zou committeren terwijl ik weet dat ik niet over de mogelijkheden of middelen beschik om genoeg bij te dragen.”

Je kunt ook aanbieden om met een kleinere bijdrage te helpen. Misschien kun je wel de eerste brainstormbijeenkomsten bijwonen of eerste versies van het projectplan tegenlezen. Door mee te werken waar je dat nog wél kunt, laat je toch nog zien dat je een doener en een teamspeler bent.

4. De vraag onredelijk is

Stel dat de directie binnen twee werkdagen na afloop van een tijdvak een volledige analyse van de omzetontwikkeling wil. Je weet dat dat niet kan, maar wat doe je? Probeer dan een positief nee, waarmee je tijd kunt winnen en de relatie met jouw leiding goed houdt. Je kunt dan bijvoorbeeld zeggen: “Het hele rapport op maandag aanleveren kan echt niet. Wat ik dan wél klaar kan hebben, is een A4’tje met mijn eerste indrukken. Hoe klinkt dat?” Of je kunt aanbieden om de tijdsspanne aan te passen: “Ik snap dat dit belangrijk is. Maandag kan niet, maar donderdagmiddag kan ik alles voor jullie klaar hebben.”

Misschien kun je de vragende partij voorstellen om haar of hem in contact te brengen met een collega die wél kan helpen, of met een externe deskundige die kan worden ingevlogen. Dit klinkt bijvoorbeeld als: “Dit is niet mijn expertisegebied. Ik kan je wel in contact brengen met een collega die ik van harte hiervoor kan aanbevelen.”

Je kunt niet overal nee tegen zeggen, maar nee zeggen om de juiste redenen en op de juiste manier kan je helpen om je zelfverzekerder en krachtiger te voelen en tegelijk gewaardeerd te worden als een harde werker en betrokken collega.

Volgende stappen

Wil jij persoonlijk of met jouw team werken aan beter teamwerk? Neem dan contact met ons op – misschien kunnen we je helpen.