Brainstormen: zo kun je het wél laten werken

Brainstormsessies. Zeker in deze tijd – diepe zucht – worden mensen in teams en organisaties uitgedaagd – zucht – om samen met creatieve ideeën te komen – nog diepere zucht -. De afgelopen jaren vooral in digitale breakout-sessies en nu het weer kan voor leidinggevenden bij uitstek een moment om ‘de club weer eens fysiek bij elkaar te roepen’. Oude frustraties doemen weer op want helaas wérken brainstormsessies vaak niet.

Wie achteraf de (loon)kosten tegen de opbrengst van het brainstormen af zet, zal heel vaak tot de slotsom moeten komen dat ze niet meer opleveren dan een flauw briesje. En de kansen op méér worden er niet beter op wanneer we vooral via beeldschermen met elkaar proberen te communiceren en daarbij per definitie veel belangrijke signalen niet meekrijgen. World cafés en breakout-sessies kúnnen goed werken om tot creatieve ideeën te komen die ook nut hebben. Maar er zijn wel beperkende factoren en do’s en don’ts als je het probleemoplossend vermogen van de groep optimaal wilt benutten.

Waar knelt het?

Er zijn – ten minste – drie redenen waarom de meesten van ons niet zo goed zijn in het creatief oplossen van problemen. Ten eerste zijn veel mensen van nature simpelweg niet goed in creatief denken. Ze zijn in de wieg gelegd om vooral andere dingen goed te kunnen.

Ten tweede krijgen maar weinig mensen in hun loopbaan training en routine in creatief denken. Ook niet in hun schooltijd. Al vinden Sergey Brin en Larry Page, co-oprichters van Google, dat ze dat daar juist wél hebben gekregen omdat ze – zo zeggen ze zelf – het geluk hadden om op Montessorischolen te hebben gezeten.

Ten derde begrijpen maar weinig mensen de groepsdynamiek goed genoeg om in groepen hun kracht te gebruiken en zo tot een maximaal creatief resultaat te komen.

Geef eerst de ‘creatieven’ de ruimte

Om het eerste probleem – en deels ook het tweede probleem – aan te pakken, is het belangrijk om vooral de teamleden met een creatieve inslag bij elkaar te brengen. In de Belbin teamrollentaal zijn dat de zgn. Planten en Brononderzoekers. Zij kunnen zorgen voor écht creatieve ideeën en wat hun naar buiten gerichte radar zoal bij anderen oppikt. Verderop in het proces mogen Monitors met analytisch vermogen op hun ideeën losgaan en kunnen Zorgdragers beren op de weg zetten. Om maar enkele van de unieke bijdragen te noemen die mensen vanuit teamrollen kunnen leveren.

Om het tweede probleem goed te tackelen zouden medewerkers meer moeten leren over hoe hun brein werkt… een hele kluif voor henzelf én voor hun leidinggevenden. Daaraan gaan we ons hier niet vertillen. Yuval Noah Hamadi, Theo Compernolle en Nobelprijswinner Daniel Kahneman schetsen in hun boeken een ontnuchterend beeld over de evolutionaire beperkingen van het menselijk brein en onze neiging tot groepsdenken. Dat leidt maar al te gemakkelijk tot tunnelvisie.

Maar met het aanpakken van het derde knelpunt, dat van de groepsdynamiek, is met een paar simpele vuistregels ook al veel winst te behalen. Bij creatieve sessies én wanneer een team over ‘gewone’ beslissingen moet vergaderen en weloverwogen besluiten moet nemen. Art Markman schreef er in Harvard Business Review (11/15) een artikel over.

Meer mensen is vaak contraproductief

Een belangrijk element van creativiteit is bestaande kennis in te zetten voor een nieuw probleem of doel. Hoe meer mensen zich met dat probleem of doel kunnen bezighouden, hoe meer kennis er beschikbaar is om eraan te werken. Helaas toont nogal wat onderzoek aan dat de traditionele brainstormmethoden die voor het eerst door Alex Osborn in de jaren vijftig werden beschreven, falen. Als groepen bij elkaar komen en naar elkaar ideeën beginnen te spuien, komen ze meestal met een kleiner aantal ideeën en ook minder nieuwe, uitvoerbare ideeën dan de individuen in die groep zouden hebben bedacht als ze daar solo aan hadden gewerkt.

Verbreden en versmallen

Om hier iets aan te doen, is het volgens Markman e.a. belangrijk om na te denken over de twee fasen van het oplossen van vraagstukken door een groep: divergentie en convergentie ofwel verbreden en versmallen.

Divergentie treedt op wanneer de groep zoveel mogelijk verschillende alternatieve oplossingen in overweging neemt. Een algemene test voor creativiteit is bijvoorbeeld de test voor ‘alternatief gebruik’. Mensen krijgen dan vragen als: ‘Hoeveel verschillende toepassingen kun jij voor een steen vinden?’ Deze opgave goed oplossen vereist denkstrategieën om zoveel mogelijk verschillende oplossingen te overwegen.

Convergentie treedt op als de verscheidenheid aan voorgestelde oplossingen wordt geëvalueerd. In deze fase wordt een groot aantal ideeën teruggebracht tot een kleinere set van veelbelovende oplossingen voor het huidige probleem.

Voorkom vroegtijdig conformisme in de probleemstelling

Het kernprincipe van groepscreativiteit is dat individuen die alleen werken, verbreden, terwijl groepsleden die samenwerken versmallen. Want zodra een persoon in een groep met anderen een mogelijke oplossing noemt, beïnvloedt dat de herinnering van elke persoon op zo’n manier dat iedereen meer op dezelfde manier over het probleem gaat denken. We gaan ons conformeren. Daarom lopen de meningen in groepen die samenwerken minder uiteen dan individuen die alleen werken.

Om te voorkomen dat jullie aan het einde van het creatieve proces alleen middle-of-the-road groepsideeën kunnen oogsten, is het belangrijk om je ervan bewust te zijn wanneer jullie proberen te divergeren en op welk moment jullie aan het convergeren gaan.

Denk bijvoorbeeld vroeg in het proces van probleemoplossing goed na over het probleem zelf. Laat groepsleden eerst alléén werken om uitspraken te doen die in hun ogen het precieze probleem beschrijven. Breng ze daarna bij elkaar om hun beschrijvingen te bespreken. Teamleden zullen waarschijnlijk met verschillende probleemstellingen komen. De groepsdiscussie zal ertoe moeten leiden dat iedereen een of een klein aantal varianten van deze uitspraken accepteert om aan te werken – dit is een gezonde convergentie.

Veelbelovende oplossingen

Als je oplossingen gaat bedenken, wil je weer divergentie. Laat ook dan, om te beginnen, mensen alleen werken. Verzamel hun eerste ideeën, stuur ze door naar andere groepsleden en laat de divergentie doorgaan door de groepsleden individueel voort te laten bouwen op de ideeën van hun collega’s. Omdat mensen nog steeds alleen werken, zal de manier waarop ze dat doen nog steeds verschillen van hoe andere groepsleden dat aanpakken. Zo maak je een dubbelslag in het divergeren.

Na dit proces kun je de ideeën die daar uitkomen aan iedereen geven en de groep bij elkaar laten komen om ze te bespreken. Die bespreking zal er geleidelijk toe (moeten) leiden dat de groep convergeert naar een klein aantal veelbelovende oplossingen.

Doen waar je het beste in bent

Dit proces optimaliseert de bijdrage van de groep. Iedereen kan zijn kennis inzetten om het probleem op te lossen zonder dat zijn herinneringen worden beïnvloed door de oplossingen van anderen. Iedereen kan ook de ideeën van haar of zijn collega’s versterken. Ten slotte gaat de groep aan de slag om verder te bouwen op de ideeën en om de ‘beste opties’ te evalueren.

Deze simpele getrapte aanpak is doeltreffend, omdat het recht doet aan waar individuen en groepen het beste in zijn.