Als je merkt dat je aan het einde van je (thuis)werkdag meer uitgeput bent dan vroeger, ben je niet de enige. Zoom, MS Teams, Hangouts, Jitsie, Wereby, GoToMeeting, mijn bureaublad heeft er de laatste maanden een compleet dashboard bijgekregen. En laten we Skype en videobellen via WhatsApp en Facetime niet vergeten.
Handig, maar deze manier vraagt veel van gebruikers, vooral bij virtuele vergaderingen. Er ontstaat ‘Zoom fatigue’. Als organisator/voorzitter van zo’n virtueel overleg kun je veel doen om en meeting minder vermoeidend én productiever te maken.
Liz Fosslien en Mollie West Duffy schreven er bijvoorbeeld in Harvard Business Review over en ook van een webinar van Kenny Meesters, docent Management & Information Systems aan Tilburg University, neem ik hieronder graag een aantal tips over.
Nu al behoeft aan een oppepper? Meesters’ college bevatte dit fun part over wat in een ‘traditionele’ vergadering zou gebeuren als dáár zou plaatsvinden wat nu in virtuele overleggen schering en inslag is.
Tien tips voor goed virtueel vergaderen
Mede met dank aan Kenny Meesters hieronder tien tips voor goed virtueel overleg.
Organisatorisch:
- Bereid het overleg goed voor, zeker als je de leiding hebt.
- Verdeel voor een goed verloop van het overleg (proces) en de besluitvorming de taak/verantwoordelijkheid voor de inhoud en de besluitvorming over verschillende deelnemers. In een virtuele vergadering mis je sowieso een aantal (non)verbale signalen die je in fysiek overleg wel hebt en gewend bent.
- Zorg voor een helder doel, benoem dat bij de start en de afsluiting, en koppel daaraan ook de conclusies en besluiten.
- Regel goed wat er met de uitkomsten van het overleg moet gebeuren. De procedures vastleggen van besluiten waarmee jouw team en organisatie gewend zijn te werken, werkt niet per se ook bij virtueel overleg.
- Bedenk vooraf een plan B: stop bij te veel problemen het overleg, verdaag het naar een later tijdstip of wijk uit naar e-mail, telefoon of een boswandeling op 1,5 meter. Evalueer en stel vast welke combi van communicatiemiddelen voor jullie het beste werkt.
Vergadertechnisch:
- Besef dat ook bij virtueel overleg oefening en ervaring nodig zijn om hierin bedreven te worden. Mensen die liever secundair reageren hebben in virtuele vergaderingen extra last van deelnemers die graag het hoogste woord voeren. Vraag ook hen naar hun mening.
- Gebruik, zeker in overleg met veel deelnemers, de (un)mute knop. Denk zelf na over wat je wilt zeggen voor je begint te praten. Gebruik de chatfunctie voor korte vragen of snel commentaar.
Sociaal:
- Zorg, naast tijd voor zakelijk overleg, voor momenten voor virtueel koffiedrinken of borreltijd. Goed teamwerk en plezier in samenwerken is ook een sociale activiteit.
- Voorkom een virtual devide: sommige mensen worden knap zenuwachtig als van hen (ineens) wordt gevraagd sociale media te gebruiken. Niet iedereen in jouw organisatie heeft per se een moderne smartphone. Bedenk hoe je ook hen bij het team houdt.
- Jullie ict’ers (intern en extern) werken misschien avonden en weekeinden door om alles technisch goed te laten verlopen en mensen te helpen. Wat denk je van een bloemetje of een virtueel applaus voor deze mensen met essentiële functies?
Snel inzicht in de kwaliteit van jullie teamwerk? Doe de TeamWerk QuickScan
Brainstormsessies. Zeker in deze tijd – diepe zucht - worden mensen in teams en organisaties uitgedaagd – zucht - om Lees verder
We lijden we aan een overkill aan projecten. Volgens recent onderzoek van Harvard Business Review is in de afgelopen twee Lees verder
Begrip van gedrag en de Belbin teamrollen kan eraan bijdragen dat vergaderingen voor iedereen effectiever en prettiger worden. Frustratie over Lees verder
Hoe voorkom je dat onderlinge frustraties en verschillen in het team de teamprestatie in de weg staan? We geven je Lees verder