Er zijn voor leidinggevenden diverse manieren om een burn-out bij een collega aan te zien komen. ‘Door deze signalen vroegtijdig (bij je medewerker) te herkennen, kan langdurig uitval mogelijk worden voorkomen’, stelt Elisabeth Saunders in Harvard Business Review. Het Areas of Worklife model geeft inzicht in zes mogelijke oorzaken van een burn-out.

Als leidinggevende wil je niets liever dan gezonde en gelukkige collega’s. De meeste organisaties hebben daarom al serieus werk gemaakt van hun ziekteverzuimbeleid, met de nodige regels, procedures en gesprekkencycli als gevolg. Ook het preventief verzuimgesprek is bij steeds meer bedrijven en instellingen een vast item op de agenda.

Preventief verzuimgesprek

Het preventief verzuimgesprek is voor medewerkers en leidinggevenden hét moment om het risico op een burn-out te bespreken. Maar, hoe pak je dit als leidinggevende goed aan? Zo’n gesprek vereist immers niet alleen de nodige moed, onderling vertrouwen en goede gespreksvaardigheden, maar ook inzicht in en kennis over de mogelijke oorzaken van een burn-out. Hieronder wat handvatten voor leidinggevenden om in preventieve verzuimgesprekken vroege burn-out signalen te agenderen en aan te pakken.

Jezelf of jouw leidinggevenden de juiste vaardigheden geven voor een goed preventief verzuimgesprek? Lees meer over onze trainingen gespreksvaardigheden verzuimgesprekken voeren of neem contact met ons op.

Wat zijn de mogelijke oorzaken van een burn-out?

Uit onderzoek van Christina Maslach en Michael P. Leiter van resp. de University of California (Berkeley) en de Acadia University (Nova Scotia, Canada) blijkt dat er zes gebieden zijn waar de werkende mens een disbalans kan ervaren (later mogelijk oorzaken van een burn-out).

Bron figuur: Compson, Jane. (2015). The CARE heuristic for addressing burnout in nurses. Journal of Nursing Education and Practice. 5. 10.5430/jnep.v5n7p63

Deze zes gebieden zijn:

1. Workload(werklast: ‘het werk groeit me boven het hoofd’)
2. Control(controle: ‘ik heb te weinig invloed op mijn werkzaamheden’)
3. Reward(beloning: ‘ik voel me niet gewaardeerd’)
4. Community(werksfeer: ‘ik voel me niet veilig’)
5. Fairness(eerlijkheid: ‘ik word niet eerlijk behandeld’ of ‘iemand anders wordt voorgetrokken’)
6. Values(waarden: ‘het bedrijf denkt 180 graden anders over voor mij belangrijke zaken’)

Als leidinggevende is het belangrijk om tijdens het preventief verzuimgesprek met je medewerker te letten op bovenstaande thema’s. Komen ze vaker en in negatieve zin terug? Dan kan het zijn dat een burn-out op de loer ligt.

‘Ik kap ermee!’

Mensen met een naderende burn-out voelen zich vaak uitgeput, geïrriteerd en overprikkeld. Ook voelen ze zich niet gewaardeerd en krijgen ze niet veel uit hun handen. Alles in ze schreeuwt: Ik wil dit niet meer! Ik kap ermee! Maar, is zo’n radicaal besluit als ontslag nemen wel de beste keuze? ‘Lang niet altijd’, zegt timemanagement-coach en auteur Elisabeth Saunders in Harvard Business Review: ‘Door een positieve verandering op één of meerdere gebieden kan een burn-out mogelijk al voorkomen worden. Het is dus belangrijk dat je als werknemer precies nagaat wat ervoor zorgt dat je je uitgeblust voelt.’

Signaleren en helpen

Als leidinggevende kun je jouw collega helpen de signalen van een naderende burn-out te herkennen én aan te pakken. Saunders geeft in haar artikel voor elk van de zes gebieden concrete tips om er een positieve draai aan te geven. Onze tip? Doe er je voordeel mee tijdens het volgende verzuimgesprek!

Oorzaak 1: Werklast

Als iemand structureel overbelast is, is er geen ruimte meer voor rust en herstel. De tijd voor professionele ontwikkeling en groei neemt af. Langzaam maar zeker verdwijnt de balans.

Kenmerken: je gesprekspartner voelt zich moe, uitgeput, cynisch.

Saunders: ‘Help je collega nagaan hoe vaardig zij of hij is in prioriteiten stellen, taken delegeren, nee zeggen, voor minder dan een tien gaan. Scoort zij of hij op één of meer van deze onderdelen niet of laag? Probeer dan vooruitgang te boeken op deze kernvaardigheden in timemanagement. Niet om nog meer werk gedaan te krijgen, maar om tijd te maken voor die onderdelen die voor hem of haar van belang zijn. Voor veel mensen, zeker degenen die anderen willen pleasen, kan het reduceren van de werklast flink bijdragen aan het verminderen van burn-outgevoelens.’

Oorzaak 2: Controle

Als iemand in zijn dagelijks werk onvoldoende autonomie ervaart, weinig toegang heeft tot hulpmiddelen of te maken krijgt met steeds veranderende prioriteiten, dan kan dat een flinke wissel trekken op zijn of haar welzijn.

Kenmerken: je gesprekspartner voelt zich niet serieus genomen, onverschillig, uitgeput.

Saunders: ‘Help je medewerker nagaan waarom hij of zij voelt de controle te verliezen. Komt dit omdat hij het idee heeft constant bereikbaar te moeten zijn? Of veranderen de prioriteiten steeds waardoor hij nooit iets écht kan afronden? Help je collega in dit geval met grenzen stellen. En spreek af dat ten minste een aantal doelen voor een langere periode hetzelfde blijven. Misschien is het mogelijk tijdelijk meer menskracht en middelen voor het werk te krijgen. Als jullie samen dit soort zaken hebben bekeken, kun je nagaan of de werkcontext hierdoor ook beter wordt.’

Oorzaak 3: Beloning

Als de in- en extrinsieke vormen van waardering die iemand voor zijn werk krijgt niet opwegen tegen de tijd en inspanningen, dan is de kans groot dat deze persoon het gevoel krijgt dat het allemaal de moeite niet waard is.

Kenmerken: je gesprekspartner voelt zich niet gewaardeerd, onverschillig, cynisch.

Saunders: ‘Bepaal samen heel precies wat je collega nodig heeft om zich wél voldoende gewaardeerd te voelen. Meer regelruimte of andere taken? Misschien wil hij/zij wel meer constructieve feedback van collega’s of meer één-op-ééncontact met jou? Wordt het niet eens tijd om al die extra vakantiedagen eens op te nemen? Bekijk samen welke soort ‘beloning’ het voor jouw collega de moeite waard maakt. Én of dat past dat in de huidige werkomgeving natuurlijk.’

Oorzaak 4: Werksfeer

Collega’s, opdrachtgevers, etc. heb je vaak niet voor het uitkiezen, maar je kunt er wel voor zorgen dat de moraal in de organisatie goed is.

Kenmerken: in een nare werksfeer voelen werknemers zich: onveilig, gestrest, onzeker.

Saunders: ‘Burn-outgevoelens zijn besmettelijk, daarom is het van groot belang om een sfeer te creëren die respectvol, ondersteunend en vertrouwenwekkend is. Zorgen voor een goede werksfeer kan al door iets simpels als aan een ander te vragen hoe het met haar of zijn werk gaat – en dan ook écht te luisteren. Of een berichtje te sturen aan die collega met een welgemeend compliment over de uitzoekklus die ze op zich nam. Dit soort random acts of kindness geven de sfeer een oppepper.’

Oorzaak 5: Eerlijkheid

Wordt iedereen in de organisatie hetzelfde behandeld? Of gaan de complimenten steeds naar dezelfde personen? Krijgen andere mensen vaak extra tijd en middelen om het werk af te krijgen en je gesprekspartner niet?

Kenmerken: je gesprekspartner voelt zich onveilig, gestrest, onzeker.

Saunders: ‘Mensen zijn zich lang niet altijd bewust van hun voorkeuren of komen pas in actie als iemand het onomwonden aan ze vraagt. Daarom is het belangrijk om je werknemers te helpen om open en eerlijk te communiceren. Wil zij graag genoemd worden als co-auteur van dat voorstel? Vraag het. Wil hij graag ook een deel van de presentatie geven over de lessenreeks waar zo lang gezamenlijk aan gewerkt is? Vraag het. Zoals gezegd zijn mensen zich vaak niet bewust van hun acties. Door zelf extreem open en eerlijk te zijn, en het domweg gewoon te te vragen, kun je een positieve verandering teweegbrengen voor de hele organisatie.’

Oorzaak 6: Mismatch in waarden

Idealen en waarden zitten vaak diep verankerd in mensen en organisaties. Als je medewerker hierin geen goede match ziet met de organisatie, voelt hij of zij zich alleen, onveilig, niet serieus genomen.

Saunders: ‘Ga samen met je collega na hoe belangrijk het voor hem of haar is dat zijn of haar persoonlijke waarden overeenkomen met de waarden die in de organisatie gelden. Bespreek of de leiding van de organisatie misschien in waarden is opgeschoven en waarom. Als bepaalde waarden voor iemand zéér belangrijk zijn en hij hier de organisatie niet in herkent – bijvoorbeeld als het gaat over beslissingen nemen of het inzetten van mensen en middelen – dan kan het beter zijn om de stap te maken naar een werkomgeving die meer in lijn ligt.’

Wil je meer weten over het belang van persoonlijke waarden en organisatiewaarden? Lees dan ons blog en doe daar de gratis waardentest voor een eerste inzicht.

Tot slot

Burn-out is niet een kwestie van simpelweg doodmoe zijn. Het is een multidimensionale kwestie die een multidimensionale oplossing nodig heeft. Vóórdat iemand besluit weg te gaan, is het belangrijk dat hij of zij zich realiseert wat precies zorgt voor het opgebrande gevoel. En daar kun jij als leidinggevende en werkgever een bijdrage aan leveren.

Saunders: ‘Probeer eerst de situatie samen te verbeteren. Hebben jullie alles gedaan wat mogelijk is en is de mismatch nog steeds dusdanig groot? Bespreek dan pas de mogelijkheden voor een baan elders.’

Volgende stappen

Wil jij persoonlijk of met jouw team werken aan beter teamwerk? Neem dan contact met ons op – misschien kunnen we je helpen.