De fouten die organisaties maken bij investeringen in leren en ontwikkelen

Veel trainingen en cursussen die werkgevers aan hun medewerkers aanbieden zijn ineffectief. Een Lean-benadering van leren en ontwikkelen zorgt ervoor dat medewerkers niet alleen het juiste leren, op het juiste moment en om de juiste redenen, maar ook dat ze behouden wat ze leren.

Dat betoogt Steve Glaveski in Harvard Business Review. Hieronder een samenvatting.

Onvrede over de opbrengsten van leren en ontwikkelen

Volgens o.m. het IMF gaven bedrijven en organisaties wereldwijd in 2020 ruim $ 357 miljard uit aan leren en ontwikkelen (L&O) van hun medewerkers. Nu de coronacrisis voorbij lijkt, zal de stijgende lijn in uitgaven aan L&O in de jaren daarvóór in 2021 en 2022 vast en zeker zijn doorgezet.

Maar is het het waard?

Niet als je bedenkt dat uit internationaal onderzoek blijkt dat:

Driekwart van het topmanagement van grote organisaties ontevreden is over de Learning & Development (L&D)-functie van hun organisatie.
Wereldwijd 70% van de werknemers meldt dat ze de vaardigheden die nodig zijn om hun werk te doen niet beheersen.
Internationaal maar 12% van de werknemers de nieuwe vaardigheden die ze in L&O-programma’s hebben geleerd daadwerkelijk toepassen op hun werk.
Slechts 25% van de respondenten van een recente McKinsey-enquête vindt dat trainingen e.d. hun prestaties meetbaar verbeterden.

Niet alleen is volgens Glaveski e.a. in de huidige tijd de meerderheid van de trainingen ineffectief, ook op het doel, de timing en de inhoud van de training is vaak veel af te dingen.

Leren vanuit een verkeerde motivatie

Bryan Caplan, hoogleraar economie aan de George Mason University en auteur van The Case Against Education, zegt in zijn provocerende boek dat werknemers in organisaties vaak niet zozeer aan L&O-activiteiten deelnemen om kennis en vaardigheden te ontwikkelen die nuttig zijn voor hun ontwikkeling, maar om daarmee te pronken en aanzien te verwerven. Om daarmee (beroeps)punten te scoren en meer kans te maken op promotie.

We leren op het verkeerde moment

Mensen leren het beste als ze dat nódig hebben. Door het geleerde toe te passen op situaties in de ‘echte wereld’, worden iemands gerichtheid en vastberadenheid om te leren sterker. En hoewel psycholoog Edwin Locke de impact van korte feedbackloops al in 1968 aantoonde met zijn motivatietheorie, wordt deze nog steeds niet veel toegepast als het gaat om bedrijfstrainingen. Ook vandaag de dag leren werknemers vaak allemaal op dezelfde manier over dezelfde onderwerpen, volgens het L&O- of MD-programma van hun organisatie. Op een moment dat het niet direct relevant is voor hun rol of werk, en hun daadwerkelijk leren lijdt daaronder.

We leren de verkeerde dingen

Wil je bij drukbezette medewerkers aversie tegen leren en ontwikkelen opwekken? Verplicht hen dan om allemaal een trainingssessie te volgen over “zakelijke schrijfvaardigheid”, of “conflictoplossing”, of een andere soortgelijke cursus die niet of amper is afgestemd op hun directe behoeften. Helaas komt dat nog erg vaak voor.

We vergeten snel wat we hebben geleerd

Het feit dat eerstejaarsstudenten op universiteiten 60% blijken te zijn vergeten van wat ze op de middelbare school leerden, geeft een aardige indicatie van hoe snel werknemers zullen vergeten wat ze in een bedrijfstraining of cursus leren.

Al aan het einde van de 19^e eeuw ontdekte de Duitse psycholoog Hermann Ebbinghaus ‘The Forgetting Curve‘. Uit zijn onderzoek bleek dat als nieuwe informatie niet wordt toegepast, we er al na zes dagen ongeveer 75% van vergeten zijn.

Bron: Harvard Business Review 2019

Use It or Lose It

Biologie – en ons aangeboren, evolutionaire verlangen om te overleven – zijn de oorzaak dat wij mensen snel vergeten wat we leren. Dat leren we van Daniel Kahneman in Ons Feilbare Denken. Matthieu Boisgontier, tegenwoordig hoogleraar aan de University of Ottawa, verwoordt het aldus: “Het besparen van energie is in de evolutie van de mens essentieel geweest voor diens overleven, omdat het ons in staat stelde efficiënter te zoeken naar voedsel en onderdak, te strijden om seksuele partners en roofdieren te vermijden.” Als gevolg hiervan vergeten onze hersenen snel wat we niet gebruiken.

Het opnemen van nieuwe kennis in ons werk is één manier om kennis vast te houden. Een andere is gespreide herhaling. Geïntroduceerd door psycholoog Cecil Alec Mace, verwijst die naar het uitspreiden van het leren in de tijd: het geleerde moet worden herhaald in geleidelijk toenemende intervallen van ongeveer één dag, twee dagen, vier dagen, acht dagen, enzovoort. Deze werkwijze maakt gebruik van het psychologische spatiëringseffect, dat een sterk verband laat zien tussen de periodieke blootstelling aan informatie en die vast kunnen houden. Studies tonen aan dat door gebruik te maken van gespreide herhalingen, mensen ongeveer 80% van wat ze leren na 60 dagen nog steeds onthouden. Toch een aanzienlijke verbetering die met een goede organisatie van L&O-activiteiten vrij gemakkelijk te bereiken is.

Helaas negeren veel (aanbieders van) L&O-programma’s deze biologische realiteit en investeren we daardoor miljarden in wat neerkomt op het eenmalig overdragen van informatie die snel weer wordt vergeten.

Wat moet er veranderen?

De enorme dynamiek waarmee organisaties en wij, de mensen die daar werken, te maken hebben, vraagt van ons om ons snel aan veranderende omstandigheden aan te passen, altijd te leren en een groeimindset te hebben. Dat betekent simpel gezegd: vaak eerst maar eens beter in iets worden op beginnersniveau, domme vragen stellen, domme fouten maken en anderen leren wat je leert.

En anders gezegd om een vorm van Lean leren: waarin inspanningen alleen worden gedaan wanneer dat nodig is, om het verbeteren van de resultaten van L&O en het verminderen van verspilling. Om een vorm van leren en ontwikkelen die kort duurt, betaalbaar is en voor die medewerkers en organisaties een direct toepasbare update van hun kennis en vaardigheden oplevert.

Lean leren gaat over:

De kern leren van wat je moet leren
Onmiddellijk toepassen op situaties in de echte wereld
Direct feedback ontvangen en je begrip van de materie daarmee verfijnen en verdiepen
De leercyclus herhalen

Hoe pas je Lean leren toe?

Denk 80-20

Als je bijvoorbeeld Japans wilt leren, concentreer je dan op de 20% van de woorden en zinnen die 80% van de tijd voorkomen. Pas vervolgens wat je leerde zo vaak als nodig toe in echte gesprekken met Japans-sprekenden.

Pas het leren toe op situaties uit de echte wereld

Leer niet alleen de droge theorie maar zorg ervoor dat mensen die meteen in hun werk kunnen toepassen. Vraag deelnemers aan een workshop of training om een vraagstuk of project in te brengen waarmee ze op dat moment te maken hebben, zodat ze het geleerde direct kunnen toepassen, de feedback-loop kunnen verkorten, meteen resultaten kunnen laten en meer aha-momenten kunnen hebben.

Maak de inhoud persoonlijk

Met behulp van de huidige technologieën is het meer dan ooit mogelijk om het leren te personaliseren, de inhoud aan te passen aan de (verwachte) prestaties van de medewerker, de inhoud af te stemmen op diens behoeften, leerstijl en manier van werken.

Zorg voor voortdurende ondersteuning

Door medewerkers na een leersessie verdere ondersteuning te bieden via een combinatie van instant messaging, voice messaging en chatbots kunnen ze dat wat ze leerden toepassen op de voor hen specifieke situaties en vraagstukken.

Maak gebruik van peer learning

Wanneer mensen iets nieuws willen leren, begint dat in de meeste gevallen eerst maar eens met vragen stellen aan een collega. Als je beseft dat mensen ook zélf leren terwijl ze kennis aan anderen overdragen, dan moet de conclusie zijn dat dit bij uitstek een manier is om in jouw team of organisatie snel, just-in-time leren te ondersteunen.

Het kan zo simpel zijn als het opzetten van een online marktplaats, of periodieke peer learning-workshops, om medewerkers die aan anderen specifieke vaardigheden willen aanleren in contact te brengen met collega’s die dergelijke vaardigheden willen verwerven.

Het stimuleren van peer learning door het op te nemen in prestatiebeoordelingen kan ervoor zorgen dat medewerkers tijd in het programma blijven steken.

Bied microcursussen aan

Bied medewerkers korte, hapklare leermogelijkheden. In de vorm van licht verteerbare cursussen van één uur over onderwerpen die van nut zijn voor de vraagstukken waarvoor ze op dat moment staan of die hen direct kansen bieden.

Van het meten van credits naar het meten van resultaten

Om Lean leren te gaan toepassen, moeten organisaties overstappen van het meten van verdiende ‘punten’ naar het meten van verbeterde resultaten. Lean learning zorgt ervoor dat medewerkers niet alleen het juiste leren, op het juiste moment en om de juiste redenen, maar ook dat ze vasthouden wat ze leren.